48-Des ressources peuvent travailler sur tous les projets quelle que soit leur position dans la RBS

Le service informatique du TCO positionne les ressources dans une RBS stricte. Cependant certaines ressources sont appelées à travailler sur n'importe quel projet, quelle soit leur position dans la RBS.

TCO : Territoire des Communes de l'Ouest à l'Ile de la Réunion.

TCO a une organisation hiérarchique fonctionnelle. Chaque Directeur de service ne doit voir que ses ressources : celles qui lui sont subordonnées, à l'exception de quelques ressources supplémentaires qui sont "Trans-projet" : "Cross-department resource"

 

Hiérarchie du TCO :

 

DGS

 

CCPAJ

Dir. des Marchés

CdP

 

Pers

 

DAT

Dir. Aménagement Territoire

CdP

 

Pers

 

DECS

Dir. Equipements Culturels et Sportifs

CdP

 

Pers

 

DECV

Dir. Environnement

CdP

 

Pers

 

DET

Dir. Economie/Tourisme

CdP

 

Pers

 

DI

Dir. Informatique

CdP

 

Pers

 

DPV

Dir. Politique de la Ville

CdP

 

Pers

 

DRH

Dir. Ressources Humaines

CdP

 

Pers

 

DSF

Dir. Finances

CdP

 

Pers

 

DT

Dir. Transports

CdP

 

Pers

 

 

Création de la Table de choix – Lookup table – pour le champ RBS dans PWA

a)      – Définition du Masque de code sur 4 niveaux hiérarchiques :

Figure 1 : Masque de code sur 4 niveaux hiérarchiques

 

b)      – Saisie des valeurs de la Table de choix – Lookup table – et leur hiérarchisation :

Figure 2 : Valeurs de la Table de choix – Lookup table – et leur hiérarchisation

 

NB : En particulier les ressources « Trans-département » doivent avoir des comptes utilisateurs dans AD, car plus tard elles devront être listées dans une catégorie spécifique.

Figure 3 : Toutes nos ressources positionnées dans la RBS

 

Nous basculons dans Project Online pour ouvrir la liste des Ressources d'entreprise extraites dans Project Pro, où nous positionnons chacune de nos ressources dans la branche de RBS qui lui convient :

Auparavant, nous avions créé les comptes de deux ressources qui seront appelées à travailler sur n'importe quel projet de n'importe quel service :

 

·         Mr TOUCHATOU du service DI où il est Responsable de Projet – Project Manager.

·         Mme FAITOU du service DAT où elle est Responsable de Projet – Project Manager.

 

 

Pour que la RBS définisse quelles sont les ressources visibles

Nous allons modifier la Catégorie Mes projets – My Projects :

Dans la section Ressources de la Catégorie Mes Projets :

Veuillez à ce que les trois cases ci-dessous soient cochées :

 

Français :

Anglais :

Clic sur le bouton Enregistrer

Modification du Groupe Responsables de projets – Project Managers

 

Nos deux ressources transverses font parties du groupe Responsables de projets.

Dans la section Catégories du groupe Responsables de projet, ne conserver que la catégorie Mes projets :

 

Figure 4 : la catégorie Mes projets est la seule catégorie accessible au groupe Responsables de projets

Toujours dans la page Ajouter ou modifier un groupe concernant le groupe Responsables de projets, dans la grille des autorisations de la catégorie "Mes projets", basculer les deux Autorisations suivantes à Autoriser – Allow:

·         Affecter la ressource – Assign Resource

·         Afficher les données de ressources d'entreprise – View Enterprise Resource Data.

Clic sur Enregistrer – Save

Pour que les CdP ne voient que leurs propres ressources

Nous avons donc créé une RBS et affecté chaque ressource à sa place dans cette RBS.

Suite aux étapes précédentes, chaque Responsable de projet voit seulement ses ressources : celles qui lui sont subordonnées dans la hiérarchie de la RBS.

NB : La propagation de ces nouveaux paramètres peut être très longue : plus d'une heure. Avant ce délai, la tentative d'affichage du Centre de ressources se traduit par une erreur.

 

Exemple : La Cheffe de projet Nicole se connecte :

Dans le Centre de ressources, la Cheffe de Projet Nicole ne voit qu'elle-même et les ressources dans sa branche de RBS. Elle ne voit pas encore les ressources "Trans-Départements" :

Figure 5 : Ressources vues par la Cheffe de Projet Nicole EFANDA

Pour que tous les CdP voient aussi les ressources transverses

Nous allons devoir créer une nouvelle Catégorie que nous allons nommer "Ressources Trans-Dept" :

Paramètres du serveur / Gérer les catégories / Nouvelle catégorie

Server Settings / Manage Categories / New category

 

Figure 6 : Ajouter ou modifier une catégorie : Ressources Trans-Dept

Nouvelle catégorie "Ressources Trans-Dept"

Dans la section Ressources de cette page Ajouter ou modifier une catégorie, allez dans la section Ressources pour y ajouter les noms des deux ressources trans-départements dans la liste de droite : Ressources sélectionnées – Selected Resources.

 

Figure 7 Dans la catégorie "Ressources Trans-Dept", la ou les ressources trans-département

Puis descendre un peu pour trouver :

Autorisations – Permissions – niveau ressources : pour chaque ressource, séparément, sélectionner :

·         Affecter la ressource – Assign Resource

·         Afficher les données de ressources d'entreprise – View Enterprise Resource Data

 

 

Toujours dans la page Ajouter ou modifier une catégorie, concernant notre catégorie "Ressources Trans-Dept", descendre dans la section Vues – Views :

 

 

Descendre encore jusqu'à la rubrique Centre de ressources – Resource Center – et cocher les cases :

 

Cocher Toutes les ressources – All Resources – et/ou Ressources de travail – Work Resources.

 

Ceci vous donnera accès aux ressources dans le Centre de ressources, mais pas dans la boîte de dialogue Créer une équipe pour – Build Team for…

 

Descendre encore jusqu'à la rubrique Créateur d'équipe – Team builder – et cocher les cases :

 

Ressources de travail – Work Resources

Ou bien :

Toutes les ressources – All Resources

 

Ces dernières options vous donnent accès aux ressources dans la boîte de dialogue Créer une équipe – Build Team :

 

Clic sur Enregistrer.

 

Nous nous connectons avec le compte du chef de projet Nicole :

 

A cette étape, si la Cheffe de Projet Nicole EFANDA ouvre Project Professional 2016, la boîte de dialogue Créer une équipe – Build Team –  liste bien Mr TOUCHATOU, ainsi que Mme FAITOU. De même dans l'affichage Centre de ressources :

 

Figure 8 : Mme FAITOU et Mr TOUCHATOU sont bien accessibles, bien qu'en dehors de la RBS de Nicole.

Nous avons terminé notre Catégorie personnalisée "Ressources Trans-Dept" :

Maintenant, dans la boîte de dialogue Créer une équipe – Build Team – n'importe quel Responsable de projet, outre ses propres ressources, voit les deux ressources "Trans-département" :

 

Figure 9 : Les ressources du Dept DI plus les ressources trans-département

 

 

Remarque importante : un utilisateur change de RBS

Suite à une promotion, nous déplaçons Nicole EFANDA du service CCPAJ vers le service DRH.

Nous modifions donc son code RBS qui devient : DGS.DRH

 

Nous nous apercevons alors que Nicole voit bien, comme attendu, toutes les ressources qui lui sont subordonnées dans la nouvelle RBS : DGS.DRH, mais elle voit aussi plusieurs, sinon toutes les ressources qu'elle avait comme subordonnées dans sa précédente position : DGS.CCPAJ.

Ceci est dû à la catégorie Mes Projets ­ My Projects ­ dont les permissions autorisent la visibilité sur les ressources travaillant dans les projets sur lesquels l'utilisateur a des droits de lecture. Les utilisateurs peuvent ainsi "hériter" de droits d'accès à des informations en dehors de leur champ d'action si leur position dans la RBS est modifiée. La raison en est qu'ils ont besoin de visualiser des informations sur les ressources qu'ils gèrent encore via leurs projets même si ces ressources résident maintenant dans une autre branche organisationnelle. Cependant ils ne voient plus les ressources de leur ancienne branche RBS qui ne travaillent sur aucun de leurs projets.