58 – Suivi d’Activité dans Project Server 2007

But : afficher le % Travail achevé et les Heures travaillées sur une Activité

Etape 1 : Création d’une Activité

Nouvelle Activité sur 4 rubriques (tâches) et 4 ressources :

Figure 1 : Création d'une nouvelle Activité

Enregistrer et publier cette nouvelle Activité.

Etape 2 : Saisie des temps dans les Feuilles de temps

1ere ressource : Gérard

Figure 2 : Gérard a saisi 20h sur la Sem. du 30 Août

Bien cocher la case  puis Clic sur le bouton

2e ressource : Julia

Julia a saisi 35 heures sur la sem. du 30 Août

Figure 3 : Julia a saisi 35 heures sur la sem. du 30 Août

Julia coche la case  puis Clique sur le bouton

3e ressource : Muriel

Muriel a saisi 2,5h sur la Sem 35 (du 30 Août au 3 septembre)

Figure 4 : MURIEL: 2,5h sur la Sem 35 (du 30 Août au 3 septembre)

Muriel coche la case  puis Clique sur le bouton

4e ressource : Slah

Slah a saisi 35 heures sur la semaine du 30/08 au 03/09 :

Figure 5 : Slah a saisi 35 heures sur la semaine du 30/08 au 03/09

Slah coche la case  puis Clique sur le bouton

Approbation de ces Feuilles de temps

Nous avons opté pour l’approbation automatique générée par le système :

Ces 4 ressources sont leur propre Timesheet Manager : "Responsable de la feuille de temps" :

Résultat intermédiaire : rien

Dans l’état actuel de nos saisies et validations, aucun % travail achevé n’apparaît dans la page de détail de l’Activité en question :

Nous n’en avons donc pas terminé avec la saisie de ces temps sur notre "Activité de Maintenance".

Comme pour une Tâche "classique", les temps saisis dans les Feuilles de temps ne se traduisent pas en tant qu'avancement de la tâche de notre Activité.

Etape 3 : Soumission de temps par les ressources

Il va valoir que chaque ressource soumette ses temps pour validation par le Propriétaire de l'activité, afin que celui-ci fasse une Mise à jour de tâche – Task Update. Chaque ressource fera cela en important les données des Feuilles de temps sur leurs affectations dans leur page Mes tâches – My Tasks.

Soumission des temps par Gérard

A partir de la page Mes tâches, Clic sur le bouton Importer une feuille de temps :

Dans la liste déroulante « Feuille de temps », bien sélectionner la Feuille de temps à importer. Ceci fait, la section « Aperçu » affiche les données qui vont être importées.

Clic sur le bouton Importer.

Figure 6 : la grille chronologique se remplit instantanément

La ressource Gérard devra cocher la case  en face de son affectation, puis cliquer sur le bouton Soumettre la sélection.

NB : le point d’exclamation orange  signale que « La Mise à jour n’a pas été soumise ». Cependant, il ne disparaît pas immédiatement après la soumission.

Les trois autres ressources Importent les données de leur feuille de temps dans Mes tâches de la même façon.

Soumission de temps par Julia

Julia importe les données de sa feuille de temps dans sa page Mes tâches – My Tasks : soit 35h de travail effectué sur la tâche Activité A2 de l’Activité de Maintenance.

Julia devra cocher la case en face de son affectation, puis cliquer sur le bouton Soumettre la sélection.

L’information suivante doit alors s’afficher :

Slah : Importation puis soumission des temps

Etape 4 : Approbation par le propriétaire de l’Activité

Ici l’Activité a été créée par l’Administrateur, c’est donc l’administrateur qui en est le Propriétaire (Owner). Donc il en est aussi le Gestionnaire d'état ­ Status Manager.

Sur sa page d’Accueil, le Propriétaire est averti qu’il a 4 Mises à jour de tâches en attente d’approbation :

Ce lien ouvre la page Mises à jour des tâches – Task Update :

Figure 7 : Chez le Propriétaire : Mises à jour de tâches en attente d’approbation

Cocher les cases  en face des mises à jour qui méritent acceptation.

Clic sur le bouton Accepter

Les quatre valeurs de % travail achevé sont bien affichées dans la page de Détail de l’Activité :

Figure 8 : Les quatre valeurs de % travail achevé sont bien affichées

Détail de l’activité dans le Centre de projets – Project Center

Même dans la page Détails du projet obtenue à partir du Centre de projets, les % travail achevé sont bien affichés :

Figure 9 : Détails du projet obtenus à partir du Centre de projets

Etape 5 : Enregistrer et publier

Dans la page de Détail de l’Activité, nous cliquons sur le bouton pour pousser ces données dans la base Reporting où le Cube OLAP pourra les exploiter.

Lancer le recalcul du Cube OLAP

Paramètres du serveur / Paramètres de construction…

Nous avons maintenant le détail des temps passés semaine par semaine et le total par mois, trimestre, année…

Dans la vue ci-dessus, le Travail est exprimé en heures. Il serait possible d’afficher une colonne calculée (avec une division par 7, compte tenu du calendrier utilisé) pour afficher le Travail en jours.