3 - Ressource de type Equipe – Team Resource

Question :

Comment créer une ressource de type Equipe – Team resource – qui comprendra plusieurs personnes nommément désignées.

Réponse :

Tout d'abord, avant de mettre en œuvre cette nouvelle fonctionnalité de ressource Equipe, il faut savoir que son utilité est surtout réservée aux organisations où les équipes projet sont stables, car la mise à jour de ces équipes n'est pas immédiate.

Procédure de création d'une ressource Equipe

A - Dans PWA

Connectez-vous sur PWA avec les droits d'Administrateur

1. Paramètres du serveur / Définition des champs personnalisés d'entreprise
   Server Settings / Enterprise Custom Field Definition
2. Créer une nouvelle Table de choix – Lookup Table – nommée par ex. "Liste Equipes".
3. Dans cette Table de choix "Liste Equipes", lister les libellés de toutes les équipes que vous voulez gérer : "Equipe des A", "Equipe des J"...
4. Editer le champ préexistant Nom équipe – Team Name – pour y attacher la Table de choix – Lookup Table – "Liste Equipes".

B - Dans Project Professional 2007

Après avoir édité le champ Nom équipe Team Name et lui avoir attaché la Liste de choix "Liste Equipes", vous devez encore effectuer les opérations suivantes dans Project Professional 2007:

1. Lancer Project Professional 2007 et se connecter sur Project Server 2007 avec les droits d'administrateur.
   Outils / Options d'entreprise / Ouvrir la liste des ressources d'entreprise…
   Tools / Enterprise Options / Open Enterprise Resource Pool…
2. Vous voyez alors la page Centre de ressources Resource Center de PWA s'afficher dans Project Professional 2007. Pour notre opération actuelle, il n'y a pas lieu de sélectionner de ressources. Clic sur le lien Cliquer ici pour fermer l'affichage – Click here to close this view.
3. Dans le Tableau des ressources – Resource Sheet – alors vide, pour les Ressources de d'entreprise extraites – Enterprise Resource Pool – saisir le nom de la ressource générique de type Equipe. Par ex. "Equipe des J".
4. Double Clic sur la ligne de la ressource de type Equipe – Team – "Equipe des J", pour ouvrir la boîte de dialogue Informations sur la ressource.
5. Clic sur l'onglet Général – General – pour cocher la case Générique – Generic.
6. Clic sur l'onglet Champs personnalisés – Custom Fields – et sélectionner le nom d'équipe "Equipe des J" dans la liste déroulante Nom équipe – Team Name.
7. Clic sur le bouton OK
8. Insérez la colonne Liste d'affectations d'équipes – Team Assignment Pool – et sélectionnez la valeur Oui – Yes – pour cette ressource générique de type Equipe.
9. Sauvez et fermez les Ressources de d'entreprise extraites – Enterprise Resource Pool.

Cette ressource générique de type Equipe – Team – étant créée, nous allons y rattacher les ressources nominatives qui en font partie :

1. Dans Project Professional 2007, extraire les Ressources d'entreprise qui devront faire partie de cette ressource générique "Equipe des J". Par exemple ce sera : Julia, Jules, Julio, Julie, John.
2. Dans le Tableau des ressources, insérer la colonne Nom équipe – Team name – et pour chacune des ressources qui devront faire partie de cette "Equipe des J", sélectionner cette "Equipe des J" dans la liste déroulante des noms d'équipes que vous avez préparée lors de l'étape précédente.

Ceci fait, les Responsables de projets – Project managers – peuvent embaucher cette "Equipe des J" sur leur projet : Outils / Créer une équipe à partir de l'entreprise…

Ensuite, ils pourront affecter une unité de cette ressource générique de type Equipe sur une tâche de leur projet et enfin publier leur projet.

Après la publication du projet, chacun des membres de l'équipe aura la possibilité d'aller dans sa page Mes tâches – My Tasks – et cliquer sur le bouton S'affecter les tâches de l'équipe – Self assign Team Tasks – qui le conduit à la page Tâches de l'équipe – Team Tasks – pour s'auto-affecter sur la tâche confiée à l'équipe.

Cependant, dès qu'un des membres de l'équipe s'est ainsi approprié la tâche, celle-ci disparaît de la page Tâches de l'équipe – Team Tasks – pour tous les autres membres de l'équipe. Donc un seul membre de l'équipe peut saisir des temps sur une tâche confiée à l'équipe.