Project Manager et Project Owner

Notions générales :

Microsoft Project Server utilise deux champs pour suivre les responsables des projets d'entreprise.

• Le champ Owner - Propriétaire
• Le champ Manager - Responsable

Selon vos besoins, vous pouvez changer aussi bien le Owner du projet, le Manager du projet, ou les deux : Owner et Manager.

Le champ "Owner" - Propriétaire

Le champ Owner – Propriétaire - affiche le nom de la personne qui créa le projet et qui en fit l'enregistrement initial dans la base de données Project Server.

Le champ Owner s'affiche par défaut dans la vue Summary – Résumé - de la page Project Center – Centre de projets - de PWA.

Changer le Propriétaire – Owner – du projet

Selon vos paramètres de sécurités, vous pouvez vouloir changer le Propriétaire du projet pour le rendre identique au nom du Manager – Responsable – du projet, afin qu'il puisse avoir accès au projet dans Project Professional 2003.

Pour changer le Propriétaire – Owner – d'un projet d'entreprise, l'administrateur de Project Server doit procéder aux étapes suivantes :

• Se connecter à Project Web Access avec les droits d'Administrateur
• Afficher la page Centre de projets – Project Center.
• Sélectionner l'en-tête de ligne du projet en question (sélectionne toute la ligne)
• Cliquer le bouton Modifier – Edit -
• Clic sur la liste déroulante en face de Propriétaire et sélectionner le nouveau propriétaire du projet :

Remarque : La liste déroulante "Propriétaire" ci-dessus liste tous les utilisateurs qui ont l'autorisation Nouveau projet- New Project - dans Project Server.

Remarque : la page Détails du projet affiche donc le Propriétaire du projet mais aussi tous les champs Entreprise Projet Code Hiérarchique, et seulement les Codes Hiérarchiques Entreprise Projet.

Clic sur le bouton Enregistrer et fermer - Save and Close.

Le changement de Propriétaire est immédiatement pris en compte dans la page Centre de projets.

Il est possible de faire des regroupements sur la colonne Propriétaire.

Le champ "Manager" - Responsable

Le champ Manager – Responsable – affiche la personne qui initialement publia les affectations de ressources à partir de Project Pro 2003 en faisant :

Collaborate / Publish / New and Changed Assignments

Collaborer / Publier/ Affectations nouvelles et modifiées

Ou…

Collaborate / Publish / All Information

Collaborer / Publier / Toutes les informations

Le champ Manager s'affiche par défaut dans les Feuilles de temps des pages View My Tasks – Afficher mes tâches - des utilisateurs, dans Project Web Access.

Noter, dans la Feuille de temps, la présence de deux champs aux libellés similaires :

• Responsable de projet : correspond au champ "Responsable" dont nous parlons ici
• Nom du responsable : toujours vide ?
• Responsable : Par ailleurs dans l'affichage "Résumé" du Centre de projet on peut ajouter un 3e champ nommé "Responsable".
  Visiblement il contient le nom saisi dans Fichier / Propriétés / Responsable.

Changer de Manager – Responsable

Pour changer le Responsable du projet, procéder comme suit :

• Ouvrir le projet en question
• Collaborer / Publier / Republier les affectations….
  Collaborate / Publish / Republish Assignments…
• Sélectionner l'option Projet entier – Entire Project – dans la liste déroulante en haut de la boîte de dialogue
• Cocher la case Devenir le responsable de ces affectations - Become the manager for these assignments – en bas de la boîte.
• OK

L'exécution de cette manip a pour effet de rediriger les transmissions de mise à jour de l'ancien Responsable – Manager – vers le nouveau.

Si ce changement de responsable est seulement temporaire, pendant la période de vacances du premier Responsable par exemple, ce Responsable initial devra effectuer exactement cette même manip à son retour de vacances.

Attention : la notion de Responsable s'applique au niveau "Affectation" et non à la Feuille de temps entière.

Une Feuille de temps pour une ressource donnée, peut comporter plusieurs affectations ayant des Responsables différents.

La personne qui a publié une affectation en tant que Responsable de cette affectation devra approuver les Mises à jour de tâche - Task Updates.

Approbation des feuilles de temps

L'Approbation de feuille de temps - Timesheet Approval – c'est-à-dire l'approbation de la Feuille de temps complète sans tenir compte des multiples projets et multiples Responsables de projets qui peuvent avoir généré diverses affectations dans cette Feuille de temps; est effectuée par le Responsable de ressource – Resource Manager – de la ressource. Ainsi sont définies les autorisations par défaut des Groupes et des Catégories.

Le Responsable de ressource - Resource Manager – pour une ressource particulière est défini par la Resource Breakdown Structure (RBS) - Enterprise Resource Outline Code 30. 

L'Approbation des Feuilles de temps - Timesheet Approval – est activée dès lors que vous configurez le système pour utiliser les Périodes gérées - Managed Time Periods.

A moins que votre organisation ait réellement besoin de contrôler le processus de soumission des Feuilles de temps, il est déconseillé de mettre en œuvre les Périodes gérées. Car elles apportent beaucoup de complication surtout au niveau administration

C'est dans la page "Paramètres de suivi" que l'on spécifie cette option de Période gérée :

Admin / Personnaliser Project Web Access

Dans la page Paramètres de suivi on définit les paramètres de suivi, en particulier les Paramètres de période.