Comment archiver les projets terminŽs

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Comment archiver les projets terminŽs dans la base de donnŽes de production de Project Server ?

Principes de la mŽthodologie

 

Cette mŽthodologie permet ˆ une organisation d'archiver les projets achevŽs dans la base de donnŽes de production, alors qu'elle autorise seulement les membre des groupes Direction, Responsables de porte-document, et Administrateurs - Executives, Portfolio Managers, and Administrators – ˆ visualiser les projets achevŽs avec Project Professional ou bien Project Web Access.

Pour mettre en Ïuvre cette mŽthodologie, il y a prŽalablement de nombreuses Žtapes ˆ respecter obligatoirement par l'Administrateur Project Server et par les Responsables de projets – Project Managers.

CrŽer un Entreprise Projet Code hiŽrarchique

Custom Enterprise Project Outline Code

Dans le fichier Entreprise Globale, l'administrateur de Project Server doit crŽer un Entreprise Projet Code HiŽrarchique - Enterprise Project Outline Code – qui sera nommŽ "Production Status" par ex. et aussi dŽclarŽ ObligatoireRequired.

Dans l'Entreprise Globale extraite :

Outils / Personnalise / Champs d'entreprise / Codes hiŽrarchiques personnalisŽs / Projet

Ce code "Production Status" devra contenir un seul niveau hiŽrarchique avec les valeurs suivantes dans la Table de choix :

Cocher la case : Rendre ce champ obligatoire.

Sauvegarder l'Entreprise Globale et redŽmarrer Project Professional.

CrŽer une CatŽgorie personnalisŽe

Dans Project Web Access, l'administrateur de Project Server devra crŽer une CatŽgorie nommŽe par ex. "Mes Projets AchevŽs".

Initialement, cette catŽgorie ne contiendra aucun projet.

L'administrateur de Project Server devra inclure le groupe des Responsables de projetsProject Managers group – dans cette nouvelle CatŽgorie.

Dans la section AutorisationsPermissions - de la page Ajouter une catŽgorie - Add Category – l'Administrateur de Project Server devra sŽlectionner chaque Groupe individuellement et dŽfinir les Autorisations suivantes pour chaque Groupe :

Admin / GŽrer la sŽcuritŽ / Ajouter une catŽgorie

Admin / Manage Security / Add Category

Les Autorisations ci-dessus (ou plut™t interdictions) dans la CatŽgorie "Mes Projets AchevŽs" sont destinŽes ˆ interdire ˆ tous les membres du groupe Responsables de projets - Projects Managers – la visualisation des projets achevŽs dans Project Professional.

DŽfinir l'Žtat de production – Production status – pour chaque projet

Aprs que l'administrateur de Project Server ait crŽŽ le champ Entreprise Projet Code HiŽrarchique nommŽ "Production Status" et crŽŽ la CatŽgorie "Mes Projets AchevŽs", chaque Responsable de projetProject Manager – doit accomplir les Žtapes suivantes :

 

Le processus ci-dessus "poussera" les dernires informations de chaque projet dans Project Web Access.

Modifier le Centre de projets et les vues de l'Analyseur de Porte-document

Modify Project Center and Portfolio Analyzer Views

 

L'Administrateur de Project Serveur devra crŽer un nouvel affichage personnalisŽ pour le Centre de Projets – Project Center – qui inclura  le Code hiŽrarchique "Production Status".

Il ajoutera ce nouvel affichage ˆ la seule CatŽgorie "Mon organisation" - My Organization category – Ceci afin de donner accs au nouvel affichage aux seuls membres des groupes suivants :

L'Administrateur Project Server devra aussi modifier pratiquement tous les affichages par dŽfaut du Centre de projetsProject Center – dans PWA pour exclure les projets achevŽs en ajoutant le Filtre suivant ˆ chaque affichage :

 

Attention : Ne pas exclure les projets achevŽs de tous les affichages du Centre de projets, sinon personne ne pourra visualiser ces projets achevŽs, mme pas les membres du groupe Administrateurs.

L'Administrateur de Project Server devra aussi modifier les vues de l'Analyseur de porte-documents - Portfolio Analyzer – en ajoutant la dimension "Production Status" ˆ la liste dŽroulante des champs de filtre, qui permettra aux utilisateurs de l'Analyseur de porte-document - Portfolio Analyzer – d'exclure les donnŽes des projets achevŽs si ils le dŽsirent.

De plus, l'administrateur de Project Server pourra crŽer  un ou plusieurs affichages pour l'Analyseur de porte-documents pour afficher les cožts et les charges de travail pour les seuls projets terminŽs.

Archiver un projet achevŽ - Archive Completed Projects

Noter qu'ici le terme "Archiver" n'a pas du tout le sens que lui donne la version franaise de PWA o il signifie "Fermer" – Check In.

 

Lorsqu'une Žquipe achve un projet, le Responsable de projet – Project Manager – devra immŽdiatement effectuer les opŽrations suivantes :

  1. Ouvrir le projet achevŽ dans Project Professional
  2. Clic Projet / Informations sur le projet, mettre le champ Production Status ˆ AchevŽ
  3. OK
  4. Outils / CrŽer une Žquipe ˆ partir de l'entreprise
    Tools / Build Team from Enterprise
  5. Basculer le paramtre RŽservationBooking – de chaque membre de l'Žquipe projet ˆ ProposŽProposed – au lieu de "ValidŽ". Clic OK.
  6. Collaborer / Publier / Toutes les informations
    Collaborate / Publish / All Information
  7. Enregistrer et fermer le projet achevŽ

 

Attention : l'Žtape n¡ 5 est vitale dans la procŽdure d'archivage, en ce sens qu'elle enlve toutes les affectations des Feuille de temps de chaque Membre de l'Žquipe – Team Member- dans PWA pour les projets achevŽs.

Lorsque le Responsable de projet – Project Manager - a accompli les Žtapes prŽcŽdentes pour tous les projets achevŽs, l'Administrateur de Project Server  doit effectuer les opŽrations suivantes :

  1. Se connecter dans PWA avec les droits d'Administrateur
  2. Admin / GŽrer la sŽcuritŽ - Admin / Manage security
  3. SŽlectionner la CatŽgorie "Mes Projets AchevŽs"
  4. Modifier la catŽgorie - Modify Category
  5. Dans la section "Projets : SŽlectionner les projets que les utilisateurs de cette catŽgorie pourront afficher" de la page Modifier la catŽgorie, dŽplacer le projet nouvellement achevŽ dans la liste "Projets dans cette catŽgorie" ˆ droite.
  6. Enregistrer les modifications  - Save changes

Aprs avoir exŽcutŽ toutes ces procŽdures, seuls les membres des groupes Direction, Responsable de porte-documents, et Administrateurs - Executives, Portfolio Managers, and Administrators groups – dans Project Server seront capables d'accŽder aux projets dŽclarŽs achevŽs dans Project Server